Slik administrerer du ansatte med utenlandsk statsborgerskap

Denne artikkelen er ment som en sjekkliste over tilpasninger du kan ha bruk for, dersom du har ansatte med utenlandsk statsborgerskap.

 

Registrer alternative fødselsdata

1. Gå til Lønn i venstremenyen og velg Ansatte.

2. Klikk på aktuell ansatt. Dersom du enda ikke har opprettet den ansatte kan du gjøre det nå.

3. Klikk på de tre kulepunktene (⋯) og Gå til ansattdetaljer.

4. Sett hake i boksen Vis internasjonal ID dersom den ansatte ikke enda har fått tildelt D-nummer. Her må du velge type ID og land, og fylle ut nummeret som står i valgt ID.

5. Fyll inn D-nummer i feltet for fødselsnummer/D-nummer. For norske statsborgere fylles feltene for fødselsdato og kjønn automatisk ut basert på fødselsnummeret, men for ansatte med D-nummer må dette legges inn manuelt.

NB: Et D-nummer blir inaktivt etter 5 år, og det er den ansattes eget ansvar å reaktivere eller søke om norsk personnummer.

 

Dersom en utenlandsk ansatt er arbeidstaker på skip eller sokkel må du legge inn opprinnelsesland som tilleggsopplysninger under hver lønnsavregning.

 

Lønnsslipp på engelsk

Klikk på pilen for å endre språk til engelsk på lønnsslipp for hver ansatt. Dersom feltet står tomt vil systemet automatisk generere lønnsslipp på norsk. 

6. Lagre endringer

Det er også mulig å legge til alternativ tekst på en egenopprettet lønnsart for at lønnslippen. 

Utbetale lønn i valuta

Så lenge du betaler fra norsk bankkonto kan du utbetale lønn til utenlandske bankkontoer i en annen valuta.

IBAN står for International Bank Account Number. Dette er en universell oppbygning av kontonumre, slik at din norske bank kan sende betalinger til mottakers utenlandske bank i valutaen til aktuelt land.

Det er mottaker av utbetalingen som er ansvarlig for å gi deg sitt IBAN-nummer. Legg inn IBAN-nummeret i feltet for bankkonto i på ansattkortet. Systemet registrerer da korrekt informasjon for å utbetale lønn til den utenlandske bankkontoen. Land som ikke opererer med IBAN kan ha andre krav til informasjon. Da vil det vanligvis være tilstrekkelig å legge inn landskode og bankkode i feltet for bankkonto, men det kan være unntak (for eksempel til banker utenfor EU hvor banken ikke har BIC). Det er banken som håndterer veksling av NOK til annen valuta. 

Valutakursen kan endre seg fra lønnen blir avregnet til betalingen går ut av banken. Basert på returfilen fra banken fører systemet en eventuell differanse mot konto for valutagevinst eller valutatap.

Du kan lese mer om valutaoppsett her.