Slik setter du produktregler for EHF

Hvis selskapet får gjentatte EHF-fakturaer med mange produktlinjer, og disse varene/produktene skal føres mot det samme utvalget av regnskapskontoer hver gang, kan du sette opp produktregler. Produktreglene settes per leverandør, og kan kun brukes på EHF-fakturaer.

Denne videoen (4 min.) gir deg en introduksjon til bruken.

Hvordan sette produktregler

Når du oppretter en EHF-fil i innboksen som en leverandørfaktura (eller har slått på automatisk opprettelse av EHF-fakturaer under regnskapsinnstillinger), vil du få opp et valg om å sette produktregler i konteringsbildet. Når du klikker på Sett produktregler blir dette angitt som standard bokføringsmetode (konteringsforslag) på aktuell leverandør. Dette kan endres senere på leverandørkortet.

Det åpnes en tabell hvor du kobler hvert produkt mot aktuell regnskapskonto ved å søke dem opp i hvert felt. Du kan også koble produktet mot prosjekt, avdeling eller andre egendefinerte dimensjoner hvis selskapet har dette. Har du aktivert landbruksregnskap, vil du også kunne koble produktet mot næring, driftsgrein og landbruksprodukt. Du klikker på tannhjulet for å hente frem flere dimensjoner som du kan koble produktet mot.

Hvis fakturaen inneholder øreavrunding, vil dette opprettes som en egen produktlinje med 5729 - Øreavrunding. I enkelte tilfeller kan det ligge et mindre avvik mellom beløpet i fakturahodet og summen av alle varelinjene, og da vil det opprettes en egen produktlinje med 5728 - Øreavvik.

Husk å klikke på Lagre når du har angitt ønskede koblinger.

Systemet vil nå huske disse koblingene neste gang du får en faktura fra denne leverandøren, og gi deg bokføringsforslag basert på reglene/koblingene du har angitt. Forslagene kan overstyres i konteringsbildet. Ønsker du å endre en regel/kobling (altså hvilket forslag du får opp) må du inn i selve tabellen/malen. Endringer du eventuelt gjør utenfor denne malen, altså i konteringsbildet, vil kun gjelde for akkurat den fakturaen du jobber med nå, og ikke senere fakturaer fra leverandøren. 

Deaktivere produktregler

Ønsker du å deaktivere bruken av Produktregler som bokføringsmetode på en gitt leverandør, gjør du dette direkte på aktuelt leverandørkort. Du kan altså velge å bruke produktregler på alle EHF-er fra en leverandør, men ikke en annen.

Måten du deaktiverer eller slår av produktregler på, er ved å velge en annen metode. Du kan lese mer om de ulike metodene ved å klikke på de ulike valgene. Det er ikke mulig å ikke velge noen, og det er ikke mulig å velge mer enn en metode. Hvis du får både EHF-er og andre filformater, som for eksempel PDF, fra samme leverandør, men ønsker å bruke produktregler på EHF, er det metoden produktregler du velger. Andre filformater vil da uansett bruke smart bokføring som metode selv om du ikke har angitt det, siden det er standard.

Husk å lagre hvis du har gjort endringer.