Avslutte Eika Regnskap – slik går du frem

Les mer om oppbevaringsplikten hos Altinn

Avslutte eksterne tjenester

Før du avslutter/sletter et selskap i systemet, må du deaktivere tjenester som benytter ekstern filoverføring, for eksempel Autobank eller EHF. Du må også deaktivere eventuelle aktive integrasjoner ved å kontakte leverandøren (tredjeparten).

Deaktivere EHF

1. Gå til Markedsplass i venstremenyen og velg Produktkjøp.

2. Klikk på Deaktiver på EHF/EHF-utsendelse.

Avslutte Autobank

For å avslutte Autobank må du gjøre følgende:

1. Avslutte filoverføringen på avtalen i nettbanken.

2. Opprette supportsak og inkludere organisasjonsnummer, kontonummer og navn på selskap.

Lovpålagt oppbevaringsplikt

Når du avslutter selskapet i Eika Regnskap, mister du tilgang til systemet  umiddelbart.

Derfor er det er viktig at du lagrer oppbevaringspliktig dokumentasjon i henhold til gjeldende regelverk. For å etterleve oppbevaringsplikten kan du enten kjøpe sikkerhetskopi (slik at selskapet kan gjenopprettes), eller ta ut nødvendige rapporter. Har du et lite selskap med lite aktivitet, kan det være tilstrekkelig å eksportere rapporter.

 

Kjøp av sikkerhetskopi

Når du avslutter selskapet, som vist innledningsvis, blir du møtt med en veiviser hvor du får valget om du ønsker å kjøpe sikkerhetskopi eller ikke. Du kan velge mellom å kjøpe sikkerhetskopi (backup) av selskapet i 5 år eller 10 år. Kjøp av sikkerhetskopi lar deg gjenopprette selskapet én gang ved behov. Kjøpet belastes én gang, og faktureres forskuddsvis mot kundeavtalen som selskapet tilhører. Prisen gjelder for hele perioden.

 

Eksport av rapporter

Velger du å ikke sikkerhetskopi, må du manuelt laste ned rapporter på…

• Saldobalanse
• Hovedbok/posteringsjournal
• Åpne poster på kunder og leverandører (utestående fakturaer)
• Alle utgående fakturaer

Hvis du har ført regnskapet ditt i Eika Regnskap over flere år og ikke har tatt sikkerhetskopi av regnskapet, må du også laste ned oppbevaringspliktig dokumentasjon for foregående år.

I tillegg til de nevnte rapportene, kan det være lurt å se over andre rapporter, for eksempel under Lønn. Det er alltid bedre å ha for mye dokumentasjon enn for lite.

Vi anbefaler at du gjør ferdig regnskapet og avstemmer det så godt du kan før datoen du velger å starte avslutningsprosessen. Når dette er gjort, går du til Annet i venstremenyen og velger Rapporter.  Alle stegene nedenfor har den oversikten som utgangspunkt.

Last ned saldobalansen

1. Velg fanen Regnskap i rapportoversikten, og klikk på Saldobalanse hovedbok i kolonnen Saldolister.

2. Velg riktig årstall og periode ved å klikke på kalendersymbolet.

3. Klikk på Filtrer, sett hake ved ☑ Fra og til og velg fra den første kontoen i kontoplanen til den siste.

4. Klikk på Eksport.

Last ned hovedbok/posteringsjournal

1. Velg fanen Regnskap i rapportoversikten, og klikk på Posteringsjournal i kolonnen Kontoutskrifter.

2. Fyll inn parameterne (fra og til bilagsnummer vil være alle bilag som er innenfor inneværende år). 

3. Klikk på Vis rapport og Last ned PDF.

Last ned åpne poster på kunder (utestående fakturaer)

1. Velg fanen Regnskap i rapportoversikten, og klikk på Åpne poster kunder i kolonnen Kontoutskrifter.

2. Klikk på Filtrering og sett dato lik datoen du skal avslutte regnskapet, slik at det samsvarer med posteringsjournalen og saldobalansen.

3. Sett hake ved ☑ Fra og til, og velg det intervallet som gjør at du får med alle kundene dine.

4. Klikk på Eksport.

Last ned åpne poster på leverandører (utestående fakturaer)

1. Velg fanen Regnskap i rapportoversikten, og klikk på Åpne poster leverandører i kolonnen Kontoutskrifter.

2. Klikk på Filtrering og sett dato lik datoen du skal avslutte regnskapet, slik at det samsvarer med posteringsjournalen og saldobalansen.

3. Sett hake ved ☑ Fra og til, og velg det intervallet som gjør at du får med alle leverandørene dine.

4. Klikk på Eksport.

Last ned alle utgående fakturaer

1. Velg fanen Salg i rapportoversikten, og klikk på Faktura utvalg i kolonnen Faktura.

2. Legg inn utvalget av fakturaer.

3. Klikk på Vis rapport og Last ned PDF.

Avslutte selskap

Når du er sikker på at eksterne tjenester er avsluttet og du har eksportert nødvendige regnskapsdata (eller kjøpt sikkerhetskopi), kan selskapet avsluttes.

1. Gå til Min profil i toppmenyen

2. Velg Lisensinformasjon og klikk på fanen Kundeavtaler. 

3, Klikk deretter på ⋯ de tre kulepunktene til høyre for selskapsnavnet for å få opp valget Avslutt selskap.