Steg 2.1:
Avstemming

Avstemming er et av understegene i Steg 2 i årsavslutningen for AS.

Balansen må dokumenteres, men det er ikke et obligatorisk steg for å kunne fullføre årsavslutningen. Vårt skjema for avstemming vil imidlertid hjelpe deg om du ikke har dokumentert balansen på en annen måte. Vi anbefaler deg å bruke god tid på dette. 

Skjemaet hjelper deg med å sjekke at saldoen på balansekontoene faktisk stemmer. Du kan også avstemme resultatet, noe som er nyttig for å kontrollere at inntekter og kostnader er riktig periodisert. Resultatet påvirker balansen, og dersom resultatet ikke er fullstendig, realistisk og nøyaktig, vil heller ikke balansen være korrekt.

• Fullstendig – alle balanseposter som skal være med, er bokført i regnskapet.
• Realistisk – bare balanseposter som faktisk eksisterer og tilhører den bokføringspliktige, er bokført.
• Nøyaktig – balansepostene er bokført på riktig måte, med riktig periodisering og verdsatt verdi.

Når du avstemmer kontrollerer du saldo ved å klikke på beløpet i kolonnen for saldo i regnskapsåret du skal levere for. Denne saldoen skal i utgangspunktet stemme med saldoen i regnskapet. Velger du å legge inn et annet beløp, må du legge inn en kommentar som forklarer hvorfor det er en differanse. Er det ingen differanse, er det ikke obligatorisk å legge inn kommentar.

Dokumentasjon

Du bør laste opp dokumentasjon per balansekonto. Dette gjøres ved å klikke på ikonet for vedlegg (her støttes PDF og de vanligste bildeformatene). Hvilken type dokumentasjon du bør laste opp er avhengig av hvilken type konto det gjelder. Dette er noe du i utgangspunktet selv må vurdere. Her følger imidlertid noen eksempler:

• 1920 - Bankinnskudd (og andre bankkontoer): 
  Her bør du laste opp årsoppgave fra banken som dokumentasjon, og passe på at saldo i regnskapet stemmer overens med saldoen som banken har oppgitt på årsoppgaven.
• 1500 - Kundefordringer:
  Her kan du legge ved rapporten Åpne poster kunder med dato 31.12. Denne finner du i systemets rapportoversikt. Rapporten viser alle beløp du har utestående hos kunder, og du bør se over at disse postene stemmer. Du kan også legge til rapporten Aldersfordelt saldoliste kunder. 
  
  Det bør innhentes kontoutdrag fra kundene for å avstemme at saldoene i regnskapet stemmer med saldo hos motpart. Hovedregelen er at avstemming skal gjøres mot motpart, ellers kan den ikke anses som korrekt avstemt.
  
• 2400 - Leverandørgjeld:
  Her kan du legge ved rapporten Åpne poster leverandører med dato 31.12. Denne finner du i systemets rapportoversikt. Rapporten viser alle beløp du skylder leverandørene, og du bør kontrollere at postene stemmer. Du kan også legge til rapporten Aldersfordelt saldoliste leverandører.
  
  Det bør innhentes kontoutdrag fra leverandørene for å avstemme at saldoene i regnskapet stemmer med saldo hos motpart. Hovedregelen er at avstemming skal gjøres mot motpart, ellers kan den ikke anses som korrekt avstemt.
  
• Eiendelskontoer:
  Her kan du legge til for eksempel kjøpsdokumentasjon, og ellers en rapport som viser eiendeler som er bokført på aktuell eiendelskonto.
  
  Hvis du oppdager avvik, kan du lete etter feil ved å gå til Saldobalanse under Regnskap i venstremenyen. Her kan du klikke direkte på den aktuelle kontoen og velge aktuell periode for å se bevegelser på kontoen gjennom året, og hvilken sum saldoen var ved inngangen av året.
• 2740 – Oppgjørskonto merverdiavgift:
  Hent ut siste mva-melding for sjette termin og last opp. Denne finner du i systemets rapportoversikt.
• 2910 – Gjeld til ansatte og eier (eller andre kontoer innen kortsiktig gjeld):
  Her bør hoveddokumentasjonen være låneavtalen. Hvis det har vært transaksjoner etter låneavtalen, kan du gå til Søk på bilag, søke opp konto 2910, klikke på Transaksjoner og eksportere listen til Excel.
• 2010 – Egne aksjer:
  Her kan du for eksempel benytte dokumentasjon på saldo på aksjer fra aktuell handelsplattform.
• 2000 – Aksjekapital:
  Her kan du legge ved stiftelsesdokument hvis dette ikke allerede er lastet opp (for eksempel hvis inngående balanse/åpningsbalanse ble registrert manuelt)