Trenger dere et nytt økonomisystem?

Å ha en god oversikt over og innsikt i regnskapet og den økonomiske situasjonen i bedriften deres, går rett til hjertet av det å drive et selskap.

Ting bør være på stell.

Men om dere stadig må logge dere på både her og der for å få de nøkkeltallene dere trenger, kanskje ikke er fornøyd med det dere har eller konkurrentene er milevis foran på rapportering eller kundeservice, er det kanskje på tide å se etter noe nytt? 

Når bør dere bytte økonomisystem?

Det er sikkert tusen ulike grunner der ute til at en bedrift ønsker å bytte ut økonomisystemet sitt.

Men kanskje dere kjenner dere igjen i noen av disse situasjonene?

Systemet dere bruker i dag er gammelt og utdatert

Kanskje dere bruker et gammelt regnskapsprogram som ikke er kompatibelt med nyere operativsystem eller programvare?

Kanskje det til og med mangler sikkerhetsoppdatering og dermed er utsatt for hacking, eller det er så gammelt at dere ikke får hjelp med feil eller problemer fra leverandøren?

Er det ikke nettbasert, kan dere heller ikke ta det med dere på farten eller samarbeide med andre like godt med andre når det trengs.

Hvis det i tillegg er bare du og et par andre som virkelig kan systemet, er dere sårbare hvis noen slutter.

Systemet har ikke de funksjonene dere trenger

Plutselig får dere behov for å tilby prosjektfakturering, men siden systemet dere bruker i dag ikke har støtte for det, må dere kjøpe et separat system for dette.

Systemet er vanskelig å bruke

Du er kanskje godt kjent i systemet dere har nå, men det er det kanskje ikke den nye som kommer inn?

Er det vanskelig å finne frem og lite intuitivt, krever det mye opplæring.  

Dere er misfornøyde med supporten dere får fra leverandøren

Er det vanskelig å få kontakt med support? Bruker de lang tid på å svare deg når du helst skulle hatt den hjelpen i går? Tar de ekstra betalt for support?

Bedriften deres har vokst og trenger et mer robust system

Hvis systemet dere bruker i dag ikke er skalerbart, takler det ikke å håndtere mer data eller transaksjoner når selskapet har behov for det.

Kan det heller ikke utvides med flere funksjoner og/eller integrasjoner, begrenses dere veldig når det kommer til vekst og muligheter. 

Økonomisystemet er ikke skybasert

Dere bør ha en løsning som ligger sikkert og pålitelig i skyen – slik at dere kan logge deg inn fra hvor som helst og slippe å tenke på oppdateringer.

Har dere ikke det i dag, bør dere sterkt vurdere å bytte til et skybasert økonomisystem. 

Dere må jobbe i ulike separate systemer som ikke snakker sammen

Dere bruker ett program for fakturering og et annet for lønn, og må derfor jobbe mye dobbelt og overføre data manuelt. Ikke bare spiser det opp av tiden deres, men det kan utsette arbeidet for feil.

Dere bruker et eksternt CRM-system for å håndtere kunderelasjoner og systemet er ikke integrert i økonomisystemet deres. Det gjør det vanskelig å for eksempel få en fullstendig oversikt over kundenes aktiviteter og betalingshistorikk.

Dere klarer ikke innfri kundens forventninger

Apropos CRM. Dagens kunder har høye forventninger til kundeopplevelsen.

Hvis dere for eksempel ikke får sendt riktige fakturaer raskt nok, ikke klarer å gi de oppdatert informasjon om ordrestatus eller ikke evner å håndtere kundehenvendelser mest mulig effektivt, risikerer dere å tape omdømme, inntekter og kunder.

Dere klarer ikke å henge med i markedet

Hvis konkurrentene dine alltid vet hvordan det står til med økonomien og lønnsomheten i bedriften og lett kan se utfordringer og muligheter, og dere bare vet hvordan det stod til i forrige kvartal, ligger dere allerede bakpå.

Det betyr kanskje ikke all verden i dag, men markedet endrer seg fort, og da gjelder det å følge med i svingene.

Dette er bare noen få eksempler på situasjoner der du kanskje bør vurdere å bytte økonomisystem.

Har dere bestemt dere for at tiden er inne, er det fortsatt noen ting dere bør se etter når dere først er på jakt.

For hvordan velger du det som er riktig for dere? 

Dette bør dere tenke på hvis dere skal ha et nytt økonomisystem

Et nytt økonomisystem bør legge til rette for at dere kan skape mest mulig vekst og verdi for bedriften og kundene deres.

Da handler det om mye mer enn å bare sende fakturaer eller oppbevare bilag.

Men det å bytte økonomisystem er ikke alltid bare bare. Spesielt hvis det er snakk om en litt større bedrift.

Her er noen tips til hva dere bør kartlegge på veien:

Hvilke funksjoner trenger dere at systemet støtter?

Hva skal dere bruke systemet til? Ulike bedrifter og bransjer har ulike behov. Hvor mange ansatte dere er, hvordan dere er organisert og andre ting kan ha stor betydning for hvilket økonomisystem dere faktisk trenger.

Har dere et behov for et fullverdig ERP-system med all funksjonalitet og data samlet på ett sted, eller kun et enkelt regnskapsprogram til bilag og fakturering?

Skal dere rapportere til et styre med prognoser, likviditet, leverandører og klimaregnskap eller få en bedre flyt i lager- og logistikk?

Eika Regnskap – et enkelt og komplett ERP-system i skyen

Snakker systemet godt med andre systemer?

Integrasjoner må til for at dere skal sitte med et økonomisystem som funker. Men hvor godt flyr data sømløst mellom systemene?

Skal dere koble på et kassasystem eller en nettbutikk, er det jo viktig at alt går knirkefritt.

Eika Regnskap kan integreres mange smarte integrasjoner.

Hvor mange prosesser kan det nye økonomisystemet automatisere for dere?

Et stort poeng med å bytte til et nytt økonomisystem bør jo være å forenkle, effektivisere og automatisere så mange manuelle oppgaver som mulig.

Prøv å få en oversikt over hva systemet kan automatisere – og hvordan det gjør hverdagen enklere for alle som skal bruke det.

Er økonomisystemet enkelt å bruke?

Et moderne økonomisystem bør være intuitivt, brukervennlig og gi dere all informasjonen dere trenger med noen få tastetrykk. Er det enkelt å komme i gang eller trenger dere mye opplæring?

Hvilken type support og opplæring får dere?

Apropos opplæring. Står du fast, er det kjekt å ha tilgang til både hjelpesider og det å kunne sende inn en supportsak. Tilbyr leverandøren dette?

Hva kan dere gjøre selv, hva trenger dere hjelp til?

Er økonomisystemet skalerbart?

Sjekk at økonomisystemet du går for er skalerbart. Løsningen må kunne vokse og utvides i takt med bedriftens behov. Plutselig går dere globalt, og da må systemet kunne takle dette uten større friksjon.

Er økonomisystemet skybasert?

Dere bør gå for en løsning som ligger i «skyen». Et skybasert økonomisystem oppdateres jevnlig, er alltid tilgjengelig fra hvor som helst i verden og gir dere tilgang til alle data i sanntid.

I tillegg slipper dere dyre og tidkrevende prosjekter hvis systemet skal utvikles og implementeres.

Når økonomisystemet er skybasert er det systemleverandøren som har ansvaret for driften, sikkerheten og utviklingen.

Ikke glem rutiner og prosesser

I tillegg til å kartlegge dette, kan det være lurt om dere tegner et bilde av hvordan dere jobber i dag og hvilke rutiner og prosesser dere ønsker å forbedre.

Og tenk langsiktig. Selv om dere kanskje har et godt bilde av hva dere har behov for i dag, kan ting fort endre seg. Så pass på at dere velger et økonomisystem dere kan vokse sammen med. 

Slik sørger dere får en smidig overgang til et nytt økonomisystem

Å bytte økonomisystem er ikke gjort i en håndvending. Men med god planlegging og forberedelser kan overgangen gå smidigere.

Her er noen tips på veien:

• Begynn med å sette av god tid til å planlegge. Lag en utfyllende liste over alle behov og krav før dere begynner. Fordel oppgaver, ansvar og tidsfrister.
• Involver alle som skal bruke systemet. Det å ta eierskap til noe nytt er viktig. Spesielt for dem som skal bruke systemet til daglig. La de være med i planleggingen, testingen og implementeringen.
• Gjør research. Bruk tiden til å sammenligne tilbudene og leverandørene der ute opp mot spesifikasjonskravene og budsjettet dere har.
• Test grundig. Bruk prøveperioden nøye til å teste det grundig. Oppfyller det alle kravene og behovene? Er det så brukervennlig som de lovet?
• Grip muligheten til å rydde før dere overfører data. Har dere mye duplikat innhold eller gamle kundelister?
• Få en ordentlig opplæring. Både du og de som skal bruke systemet må få en skikkelig opplæring slik at dere får brukt det mest mulig effektivt.
• Evaluer underveis. Er det noe som kan bli enda bedre?
• Bruk gjerne en regnskapsfører å rådføre dere med, som eventuelt kan bistå med hele eller deler av regnskapet. 

Derfor bør dere velge Eika Regnskap

Kjenner du deg igjen av noen av situasjonene vi har snakket om i denne artikkelen, bør du ta en titt på Eika Regnskap.

Eika Regnskap er et skybasert regnskapssystem som passer perfekt for små og mellomstore bedrifter. Det er enkelt å bruke, kan vokse i takt med bedriften deres og inneholder alle funksjonene dere trenger for å gjøre hverdagen enklere.

Med Eika Regnskap får du:

• Et enkelt og brukervennlig regnskapsprogram med hjelpsomme verktøy og veiledning som gjør det enkelt å komme i gang.
• Et kraftig og skalerbart regnskapssystem med alt du trenger for å håndtere regnskapet ditt, inkludert bankintegrasjon.
• En skybasert løsning som er tilgjengelig fra hvor som helst og når som helst som alltid er oppdatert med den nyeste versjonen. 

Prøv oss gratis i 3 måneder og se om Eika Regnskap er noe for dere.